Журнал учета входящих документов

Главная Документация Журналы Журнал для регистрации входящих документов: порядок и образец заполнения Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения. К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер. Для чего нужен данный документ на предприятии Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их: Порой за день приходит столько писем, что секретарь едва успевает их фиксировать и складывает в специально отведённый ящик стола.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 417
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 929

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в книгу входящих документов внесена ошибочная запись, как правильно ее аннулировать? Каких-либо рекомендаций по этому поводу в нормативных документах нет. Алина 10 11 2015 Здравствуйте! Соответственно, дабы исправить ситуацию ОД хочет завести новый журнал так сказать, с чистого листа начать. Возникает вопрос: правомерно ли это?? Или как правильно тогда провести данную работу по передаче из одного структурного подразделения далее СП в другое, дабы не попасть в будущем впросак из-за безалаберности сотрудников бухгалтерии.

п/п, Входящий номер документа, Дата получения документа, Наименование документа, Сведения о лице, предоставившем документы*, Дата отправки. Здесь вы сможете бесплатно скачать бланки журнала регистрации входящих документов. Указанные бланки представлены в PDF, Word doc и Excel. (для обращений граждан также адрес, номер телефона и. (или) адрес электронной почты). Номер. и дата документа. Краткое содержание документа.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Заявления, телеграммы Письма Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители — это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте. Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации. Что на счёт дополнительных граф? Исполнительной отметки. Резолюции Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения. В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью.

Журнал для регистрации входящих документов: порядок и образец заполнения

Заявления, телеграммы Письма Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители — это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте. Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации. Что на счёт дополнительных граф? Исполнительной отметки. Резолюции Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте.

Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения. В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью.

Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.

Дата резолюции — ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги. Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается.

И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением. Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей: Сколько листов входит в документ? Каким способом деловая бумага была доставлена? Что можно сказать в примечаниях? В каком по номеру деле описан документ и его вопрос? Образец журнала регистрации входящих документов: Журнал регистрации входящей корреспонденции по предприятию. Образец журнала регистрации входящих документов ОАО Афиша.

Заполнение журнала: по каким правилам это делается? Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью. Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение.

Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи. Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы. Запрещено выдёргивать даже одну страницу. Хранится документ на протяжении 5 лет.

Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся. Основные принципы регистрации входящей корреспонденции В пределах одного года нумерация ставится только сквозная. Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо. Через регистрацию проходят только один раз.

В этот момент документам присваиваются уникальные номера. Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях. Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов — скачать образец вы можете по следующей ссылке.

Формы регистрации Документация, для которой регистрация не обязательна: Материалы информационного характера. Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.

Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия. Телеграммы и письма с поздравлениями. Письма с рекламным содержанием. Информационно-справочная документация. В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по ссылке. О журнальной форме Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью.

У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия. Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень. При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются — такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку.

Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений. Журнальная форма регистрации входящей документации. Автоматизированная и карточная формы С помощью карточной системы легко преодолевается ряд недостатков, указанных ранее. В картотеках сведения располагаются в любой удобной последовательности.

Несколько человек занимаются работой одновременно. В самом учреждении отдельно устанавливают формы, по которым проводится заполнение карточек. Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий.

Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных. Предприятия и номенклатура дел Номенклатура дел — это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно. Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации.

Только печатные издания и научно-технические документы — не одна из частей номенклатуры. Секретарь-референт ответственен за её составление. Эта же функция возлагается на архивиста предприятия, ответственного за работу со всеми документами. Наименования структур подразделения служат разделами.

Если их нет — используют обозначения направлений деятельности, должностей руководителей или специалистов. Дополнительные правила Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.

Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости — решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы. При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы. Допускается применение специального программного обеспечения для упрощения регистрационных процедур.

Легко ставится на персональных компьютерах. В базе данных хранятся все карточки, в них и вносятся сведения в случае необходимости. Содержание и внешний вид карточки бывают разными в программах, но суть остаётся одинаковой. Не доставляет хлопот самостоятельное изменение существующих реквизитов.

Или же изменение внешнего вида. Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов.

Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах. Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео: Понравилась статья?

Скачать журнал регистрации входящих документов бесплатно в Word Excel формате

Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц. Требования к заполнению Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения вторую удобно проставлять при завершении документа , наименование организации, другие основные реквизиты.

Журнал учета входящих документов и писем скачать

ГОСТ Р 51141-98 Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели: контроль за их исполнением; справочная работа по документам. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Внутренние документы журнал регистрации

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы: Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме. Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

(для обращений граждан также адрес, номер телефона и. (или) адрес электронной почты). Номер. и дата документа. Краткое содержание документа. В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. В этом как нельзя кстати поможет журнал регистрации входящих документов​, о котором мы расскажем в сегодняшней статье.

Главная Коммерческое право Документация Журналы Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.

Журнал регистрации входящих документов

Деловая переписка Каждая организация зачастую получает входящие документы из других компаний или от контролирующих органов. Для того, чтобы в дальнейшем иметь возможность оперативно найти поступившую деловую бумагу, необходимо освоить правила регистрации входящей корреспонденции. В этом как нельзя кстати поможет журнал регистрации входящих документов, о котором мы расскажем в сегодняшней статье. Из данной статьи вы узнаете: какую входящую документацию необходимо регистрировать; что такое журнал регистрации входящих документов; какие еще существуют способы регистрации входящей корреспонденции. В любой организации очень пристальное внимание необходимо уделять регистрации входящих документов. От этого во многом зависит успешность деятельности компании, если речь идет о входящих документах от партнеров, с которыми заключаются различные сделки. В данном случае несвоевременная регистрация или утеря входящего документа может не только отразиться на деловом имидже организации, но и стать причиной убытков и потраченного времени. Чтобы избежать подобных неприятностей, давайте рассмотрим, какие входящие документы подлежат обязательной регистрации и как это сделать с помощью журнала регистрации.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Мирослава

    Не могу сейчас поучаствовать в обсуждении - нет свободного времени. Но вернусь - обязательно напишу что я думаю по этому вопросу.

  2. Варфоломей

    Я извиняюсь, но, по-моему, Вы ошибаетесь. Могу это доказать. Пишите мне в PM, поговорим.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных